La digitalisation des outils de recrutement a entraîné une augmentation massive des candidatures en ligne. Pour faire face à cette croissance, les entreprises doivent s’adapter pour ne pas perdre en performance et traiter les candidatures avec la même efficacité. C’est là qu’interviennent les Applicant Tracking System.

Qu’est-ce qu’un ATS ?

L’acronyme ATS vient d’Applicant Tracking System, ou “Système de Suivi des Candidats". C'est un outil de gestion du recrutement. Il ne s’arrête pas à la gestion des candidatures, c’est un assistant virtuel qui permet de suivre et d’améliorer l’entièreté du processus. Il peut exister sous la forme d'un logiciel avec accès en ligne ("Saas") ou être intégré à un CRM/logiciel SIRH.

Quels sont les avantages de l'ATS ?

Il y a de nombreux avantages à utiliser un ATS, ils permettent aux recruteurs de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et effectuer des recrutements plus qualitatifs. Plus en détail, voici quelques exemples :

Centraliser les informations

Il est possible de retrouver tous les éléments liés aux candidats, comme les CV, lettres de motivations et tout autre document utile. Il permet aux entreprises de communiquer entre les différents services, comme lorsqu'un RH souhaite transmettre un profil au manager qui recrute. Pour un cabinet de recrutement comme le nôtre, le logiciel diffuse les informations aux clients en temps réel, qu'ils peuvent consulter quand ils le souhaitent.

Analyser le processus de recrutement

L'ATS est aussi un outil de mesure, qui regroupe de nombreux KPI (Key Performance Indicator) permettant d'analyser ses campagnes de recrutement. Il est possible d'observer le nombre de candidatures reçues par jobboard, les offres qui ont reçu le plus de candidatures, en combien de temps... En observant ces données, les recruteurs peuvent tirer des conclusions et améliorer leur processus.

Gagner du temps

Les offres d'emploi peuvent parfois recevoir plusieurs centaines de candidatures. Lorsqu'elles sont envoyées dans une boîte mail, il est très chronophage de toutes les renseigner dans un fichier Excel, trier les plus intéressantes, puis répondre à chacun des talents (pour terminer avec un suivi "manuel" pour ceux retenus). En utilisant un Applicant Tracking System, toutes ces missions sont automatisées et réalisées en un clin d'œil.

Attention, cet outil n'est pas pour autant réservé aux entreprises qui reçoivent un flux de candidatures important. Perdre 20 minutes par jour à faire ces tâches revient à y consacrer presque 2h par semaine, même si les entreprises n'ont que des besoins ponctuels il est important de s'équiper pour ne pas perdre un temps précieux.

Réduire les coûts

Directement reliée au gain de temps, la réduction des coûts est évidente. Gérer les signatures de contrats, la centralisation des outils et informations, ou encore le suivi de différents KPI permettant d'améliorer le processus font gagner du temps, et de l'argent.

Travailler sa marque employeur

La marque employeur, c'est la réputation d'une entreprise auprès des candidats et des collaborateurs, et c'est de plus en plus important. Les ATS peuvent avoir des fonctionnalités qui permettent de l'améliorer. Suivant le logiciel, il est possible de créer une page carrière sur un site, qui s'actualise en temps réel en fonction des besoins de l'entreprise et des recrutements en cours. Ils peuvent permettre de créer un module de candidature spontanée sur le site. La réponse automatique est aussi est un argument de taille, parce qu'une société qui met plusieurs semaines à faire un retour sans aucune personnalisation sera très mal perçue par les candidats. Tous ces éléments améliorent l'expérience candidat, qui est un levier essentiel pour la marque employeur.

Respecter la loi

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose des règles à ne surtout pas déroger. Il a été mis en place en 2018 pour lutter contre la revente de données, et notamment les données des candidats. L'ATS est aussi un assistant juridique grâce à des fonctions comme les mails de consentement, l'anonymisation des fiches candidat, etc.

Qualifier les candidatures plus efficacement

Ce n'est pas un effet direct de l'usage d'un ATS, mais grâce à l’optimisation du processus et de tous les avantages cités plus haut, les recruteurs peuvent s'attarder sur des missions humaines et plus importantes.

Et bien d'autres avantages...

Il existe de nombreux ATS, qui n'ont pas les mêmes fonctionnalités ni les mêmes cibles, il est essentiel de cerner ses besoins avant d'en choisir un pour son entreprise.

Si vous avez des besoins en recrutement, ponctuels ou récurrents, n'hésitez pas à contacter notre cabinet !